1．第一章总则
a．第一条目的
为规范上海中医药大学电子邮箱（以下简称“学校邮箱”）的使用和管理，保障学校网络信息安全，维护校园正常的教学、科研和办公秩序，根据国家相关法律法规及学校信息化建设管理要求，特制定本规定。
b．第二条适用范围
本规定适用于学校邮箱的申请、使用、管理及相关维护工作，适用于所有申请、使用学校邮箱的校内教职工、学生及其他相关人员。
c．第三条管理职责
信息化办公室是学校邮箱的主管部门，负责邮箱系统的建设、运行、维护及日常管理工作；各二级单位负责本单位邮箱使用人员的管理和监督，配合信息化办公室做好邮箱相关工作；学校邮箱用户应严格遵守本规定，正确、合理使用学校邮箱。
2．第二章邮箱申请与开通
a．第四条申请对象
1. 学校在职教职工：包括教学、科研、行政、后勤等岗位人员。
2. 在校学生：包括硕士研究生、博士研究生。
b．第五条申请流程
3. 教职工申请：由本人登录一网通办平台（ehall.shutcm.edu.cn），点击IT服务-教工EDU邮箱申请，填写相关信息，提交申请，经信息化办公室审核通过后开通邮箱账号。
4. 研究生申请：所有研究生均需登录一网通办平台（ehall.shutcm.edu.cn），点击IT服务-学生EDU邮箱申请，填写相关信息，提交申请，经信息化办公室审核通过后开通邮箱账号 。
5. 部门邮箱申请：校内部门提出申请后，由部门代表登录一网通办平台（ehall.shutcm.edu.cn），点击IT服务-部门EDU邮箱申请，填写信息并提交。经信息化办公室审核通过后开通邮箱账号。
c．第六条账号命名规则
教职工邮箱账号原则上采用“姓名全拼” 格式，若有重名情况，在姓名全拼后添加数字或下划线进行区分；学生邮箱账号采用 “学号” 格式；部门邮箱账号根据实际情况统一分配。
3．第三章邮箱使用与管理
a．第七条使用规范
6. 学校邮箱仅限本人使用，不得转借、转让或共享账号。用户应妥善保管邮箱账号和密码，因账号密码泄露造成的一切后果由用户本人承担。
7. 用户应遵守国家法律法规和互联网相关管理规定，不得利用学校邮箱从事任何违法犯罪活动，不得发送、存储、传播包含但不限于淫秽、色情、暴力、恐怖、反动、虚假、侵权、恶意攻击等违法违规内容的邮件。
8. 不得利用学校邮箱发送未经收件人同意的商业广告、垃圾邮件等大量无关信息，避免对他人造成骚扰。
9. 用户应合理使用邮箱存储空间，定期清理邮箱内的邮件，避免因邮箱空间占满影响正常使用。
b．第八条安全管理
10. 系统规定密码有效期为180天，到期前15天会邮件提醒修改密码，如超过180天未修改密码系统将自动锁定该邮箱账户
11. 修改邮箱密码，密码长度不少于8 位，且应包含字母、数字和特殊字符，提高密码的安全性。
12. 信息化办公室将采取技术手段对邮箱系统进行安全防护，新购置邮件网关设备实时拦截疑似恶意邮件，并于每日 8:00 自动向用户邮箱发送《疑似恶意邮件拦截报告》，同时定期备份邮箱数据，保障邮箱系统的稳定运行和数据安全。
13. 如发现邮箱账号被盗用、异常登录或收到可疑邮件等安全问题，用户应立即向信息化办公室报告，并采取相应措施修改密码、冻结账号等，防止信息泄露和损失扩大。
c．第九条邮箱变更与注销
14. 教职工因离职、退休等原因离开学校，或学生因毕业、退学等原因离校，其邮箱账号将在规定时间内由信息化办公室进行注销处理。特殊情况如需保留邮箱账号，需由本人提出申请，经所在部门或学院审核，信息化办公室批准后，可在一定期限内保留邮箱账号。
15. 用户因工作调动、身份变更等原因需要变更邮箱使用权限或账号信息的，应及时向信息化办公室提出申请，经审核通过后进行相应变更。
4．第四章监督与处罚
a．第十条监督检查
信息化办公室将定期对学校邮箱的使用情况进行监督检查，各二级单位应配合做好相关工作。同时，鼓励师生对违规使用学校邮箱的行为进行举报。
b．第十一条违规处理
16. 对于违反本规定的用户，信息化办公室将视情节轻重给予警告、暂停使用、注销账号等处理；对造成严重后果的，将依法追究其法律责任。
17. 如因用户违规使用学校邮箱导致学校或他人遭受经济损失、声誉损害等，违规用户应承担相应的赔偿责任。
5．第五章附则
a．第十二条本规定由上海中医药大学信息化办公室负责解释。
b．第十三条本规定自发布之日起施行，原有关学校邮箱管理的规定与本规定不一致的，以本规定为准。
此规定涵盖了邮箱使用的全流程管理。你若觉得某些条款需调整，或是有其他补充需求，欢迎随时告知。
