上海中医药大学校内信息化项目操作流程(试用)

信息化办公室承担学校信息化项目的建设和管理任务,从而对校内各部门开发、购买和使用信息化项目承担管理和协调职能。为了规范学校信息化项目流程操作,促进学校信息化项目的有效推进,信息化办公室梳理了学校信息化项目的通用操作流程,具体如下:

  1. 确定项目需求

用户部门根据本部门建设要求,提出需求和可行性报告,确定项目预算。

  1. 填写项目启动申请

用户部门填写由学校招标办制定的上海中医药大学招标项目启动申请表,项目归口部门领导签字后送信息办申请监理例会。

  1. 监理例会审核

用户部门介绍项目情况,有条件演示项目简况,项目预算,确定项目完成时间等。信息化办公室根据学校信息化建设总体规划,组织监理对部门提出的需求进行项目论证立项。

  1. 项目招标

项目立项后,招标公告在校园网招标信息栏向社会公示5天,参与公司在招标公示规定时间内报名投标,递交投标文件。

  1. 专家评标

信息化办公室组织专家进行评标,专家包括:校外监理、校内专家、用户部门代表、信息化办公室代表等。

  1. 招标结果公示

评标结果在校园网招标信息栏向社会公示5天。

  1. 合同起草、审核、盖章

中标公司负责起草合同,使用部门审核合同并填写合同(协议)审核程序表,经信息办审核,并送学校法务审核,再经校领导审核后盖章。

  1. 项目实施

用户部门负责项目实施的日常管理,包括使用体验指导、组织用户培训等,信息化办公室对项目实施进行宏观监控。

  1. 项目验收

项目试运行完成后,由信息化办公室组织专家对项目进行验收,形成验收报告。

  1. 软件典藏登记

图书馆6楼图书馆资源建设部为我校软件固定资产登记管理部门。汇同双方签订的合同、项目发票,使用部门填写软件采购报销、典藏登记表做软件资产登记,然后至财务处支付。

注:典藏登记金额必须与发票金额一致;单笔支付超过10万元的项目还需填写大额资金审批表


具体内容见后附“上海中医药大学信息化项目操作流程图”。

附件:

上海中医药大学招标项目启动申请表

合同(协议)审核程序表

上海中医药大学4软件采购报销、典藏登记表

大额资金审批表